O Sistema
O Erudio pretende ser uma solução completa no que diz respeito à gestão escolar e administrativa, auxiliando em processos de cunho acadêmico, educacional e também administrativo. A fim de facilitar a engenharia de requisitos e a implementação do sistema, fora feita uma divisão do ambiente educacional em módulos menores, porém interdependentes. Acompanhe como ficou essa subdivisão.
Módulo de Secretaria
Este módulo terá a finalidade de gerenciar os processos de matrículas, acessar notas e faltas, solicitar documentos, emitir diplomas, certificados e outros documentos escolares. Ele possibilitará ainda o envio de mensagens aos alunos.
Devido ao fato do aluno obrigatoriamente estar cadastrado no sistema, este será o primeiro módulo a ser parcialmente implantado. Parcialmente por que alguns processos realizados por este módulo dependem diretamente dos módulos Acadêmico e de Planejamento e Coordenação de Cursos.
Módulo de Planejamento e Coordenação de Cursos
Este módulo tem como finalidade auxiliar ao coordenador pedagógico e/ou de cursos nas tarefas de revisão de planos de aula, ementas de cursos e grades curriculares. Possibilitará ainda emitir relatórios de evasão e o auxílio à geração de horários. Suas funcionalidades interdependem de funcionalidades do módulo de Secretaria.
Módulo Acadêmico
Este módulo permite a professores e a secretaria gerenciar notas, faltas e encaminhar arquivos e mensagens aos alunos. Permite que os alunos acessem suas notas, faltas, baixem arquivos, consultem a agenda de tarefas e renovem ou reservem obras da biblioteca. Além disso permite aos alunos realizar periodicamente a avaliação institucional.
Módulo de Recursos Humanos
Este módulo tem a finalidade de gerenciar o cadastro de funcionários da escola separando-os nas categorias professores ou administrativo. Além disso, deverá gerenciar o ponto dos funcionários da escola. Este módulo deverá ainda manter o histórico do funcionário dentro da empresa.
Módulo de Gestão de Patrimônio
Este módulo permite cadastrar os bens duráveis e não duráveis que a empresa adquire. Ele se divide em dois sub-módulos sendo eles o de Mobiliário e o de Almoxarifado. O mobiliário deverá gerenciar o cadastro de móveis e equipamentos. E o de almoxarifado por sua vez deverá permitir o cadastro de materiais e fornecedores, gerenciamento de limites, auxílio a compras. Este sub-módulo deve ainda importar as requisições dos departamentos da empresa.
Módulo Operacional
Este módulo é o mais heterogêneo de todos. Na verdade, ele existe mais como uma junção de tarefas menores, do que como um departamento real. Suas finalidades, em sua suma maioria, abrangem tarefas dos departamentos de auxílio à administração da escola e relacionamento com o aluno. Ele se divide em 3 sub-módulos:
-- recepção que tem como principal tarefa o pré-cadastro de alunos e o envio de mensagens à pais e alunos.
-- Gestão do website e marketing, que tem como tarefa principal atualizar o website gerenciando e cadastrando notícias, enquetes e promoções. Além de permitir a realização do marketing direcionado a potenciais alunos, especialmente os pré cadastrados (que já procuraram ou ligaram para a escola antes e tem informações na base de dados) . Possibilitará ainda enviar mensagens via e-mail e correspondências.
-- Agenda de Tarefas este sub-módulo permite o agendamento de tarefas e funciona também como um quadro de recados. Ele será implementado em todo o sistema, permitindo assim o agendamento e controle de tarefas em e por todos os departamentos.
Módulo de Gestão de Biblioteca
Este módulo é responsável pelo cadastro de obras e por gerenciar as operações efetuadas na biblioteca (empréstimos, devoluções, renovações, reservas). Ele deverá enviar lembretes de devolução e pendencias aos alunos.
Módulo de Gestão Financeira
Este módulo é o responsável por gerenciar os gastos da escola permitindo o controle custos global, por cursos e por turma (entradas, saídas, taxa de evasão etc.). É responsável também por gerar relatórios de inadimplência por turno, curso, turma e alunos.
Website
Este módulo não está representado no organograma acima pelo fato de atualmente ser algo tão comum em qualquer empresa e sua construção ser relativamente simples. Ele deverá permitir o cadastro e a autorização de notícias, enquetes e promoções além de divulgar preços, carga horária e demais informações de cada curso.
Conclusão
Vale destacar também que nenhum desses módulos está isolado do sistema. Além disso eles estão sujeitos a alterações, serem eliminados ou divididos, podendo ainda surgir novos módulos.